TEKNOLOGI PERKANTORAN

oFFICE LAYOUT

1. A.    Definisi/Pengertian Tata Ruang Kantor

Arti tata ruang kantor adalah pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efesiensi kerja.

B.     Tujuan Pengaturan Tata Ruang

a.       Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat.

b.      Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

c.       memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efesien.

d.    Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui  suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya.

e.       Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.

f.       Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.

g.      Mengusahakan adanya keleluasaan bagi :

         1)      Gerakan pegawai yang sedang bekerja.

         2)      Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu.

         3)      Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan dikemudian hari.

C.    Manfaat Tata Ruang Kantor

1.      mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif.

2.      Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.

3.      Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan.

4.      Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.

5.      Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

6.    Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang                   fleksibel.

D.    Asas-asas Pokok Tata Ruang Kantor

Seorang ahli tata ruang pabrik Richard Muther merumuskan enam asas pokok tata ruang pabrik, yaitu :

1.      Asas jarak terpendek

Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, proses penyelesaian pekerjaan diusahakan untuk menempuh jarang yang sependek-pendeknya. Garis lurus antara dua titik adalah jarak yang terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat-alat hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin.

2.      Asas rangkaian kerja

Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, para pegawai dan alat-alat kantor ditempatkan menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan. Jarak terpendek tercapai jika para pekerja atau alat-alat ditaruh berderetan menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Setiap langkah untuk menyelesaiakan pekerjaan hendaknya bergerak majum sedapat mungkin tidak ada gerak mundur atau menyilang.

3.      Asas mengenai penggunaan segenap ruangan

Seluruh ruang yang ada dipergunakan sepenuhnya sehingga tida ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai. Ruang itu tidak hanya berupa luas lantai saja, tetapi juga ruangan yang bertikal ke atas maupun ke bawah.

4.      Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja

Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, memungkinkan adanya perubahan atau penyusunan kembali.

5.      Asas integrasi kegiatan

Tata ruang dan peralatan kantor harus mengintegrasikan kegiatan antar dan inter bagian yang ada dalam organisasi.

6.      Asas keamanan dan kepusasan kerja bagi pegawai

Tata ruang dan peralatan kantor harus membuat pegawai dapat berkerja secara aman, nyaman, dan puas.

Apabila diperlukan dapat dirubah dengan mudah, misalnya tata ruang kantor terpaksa dirubah, karena :

1.      Perubahan proses kerja/prosedur kerja kantor

2.      Penemuan teknologi baru, dan lain-lain.

E.     Penyusunan Tata Ruang Kantor

Pada dasarnya, dikenal adanya 4 macam tata ruang kantor, yaitu :

1.Tata Ruang Kantor Tertutup/Berkamar

Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Berkamar adalah ruangan untuk bekerja yang dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar kerja atau ruangan yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.

a.       Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah :

1)      Konsentrasi kerja lebih terjamin

2)      Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi baik dari segi pembicaraan, dokumen-dokumn, atau asset perusahaan yang berharga..

3)      Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat/pimpinan.

4)      Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki.

5)      Dapat lebih menghargai tamu.

b.      Kerugian tata ruang kantor berkamar adalah :

1)      Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang.

2)      Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan dan biaya peralatan lainnya.

3)      Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi.

4)      Mempersulit pengawasan.

5)      Memerlukan ruangan yang luas.

2.      Tata Ruang Kantor Terbuka

Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Terbuka adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama diruangan tersebut tanpa dipisahkan oleh penyekat.

a.       Keuntungan tata ruang kantor terbuka

1)      Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan dekorasi

2)      Luwes atau fleksibel apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak memerlukan biaya tinggi

3)      Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja.

4)      Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan : ruangan kerja, penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan, penggunaan telepon dan lain-lainnya.

5)      Memudahkan penempatan, penggunaan, dan perawatan peralatan kerja.

6)      Memudahkan komunikasi dan koordinasi kerja antarpegawai baik.

7)      Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan kerja.

b.      Kerugian tata ruang kantor terbuka

1)      Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan

2)      Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi

3)      Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas

4)      Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan

5)      Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan peralatan kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.

6)      Memerlukan air conditioning untuk mengurangi debu dan pendingin udar serta air cleaner untuk mengurangi bau.

3.      Tata Ruang Kantor Berpanorama

Yang dimaksud dengan Tata Kantor Berpanorama adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.

a.       Keuntungan tata ruang kantor berhias atau berpanorama :

1)      Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja

2)      Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan

3)      Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan

4)      Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efesien sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai

b.      Kerugian tata ruang kantor berhias atau bertaman/berpanorama :

1)      Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya.

2)      Biaya pemeliharaan tinggi

3)      Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah

4.  Tata Ruang Kantor Gabungan

 Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias. Tata ruang gabunagn ini perlu dipertimbangkan karena ketiga bentuk tata ruang mempunyai keuntungan dan kerugian yang ada, dapat diciptakan tata ruang kantor gabungan

Apabila ditinjau dari ruang lingkup kantor, tata ruang kantor dapat dibedakan dalam beberapa bagian, sebagai berikut :

1. Tata ruang pribadi (private office)

Tata ruang pribadi digunakan untuk berbagai alasan seperti prestis dan status. Misalnya ruang atasan. Selain itu, pegawai memerlukan private office apabila membutuhkan ruangan yang sepi untuk berkonsentrasi dalam pekerjaan atau pegawai yang bekerja dengan menggunakan alat-alat atau material yang mahal sehingga memerlukan ruangan tersendiri.

2. Tata ruang antarbagian

1)      General office area

General office area lebih banyak disukai daripada private office area. Hal tersebut dilakukan jika :

a)      Biaya membuat private area dirasakan lebih mahal.

b)      Membutuhkan kemudahan dalam pengawasan secara langsung terhadap bawahan.

c)      Suatu saat dimungkinkan adanya perubahan lay out.

d)     Tidak ingin disulitkan oleh pengaturan penerangan, sirkulasi udara, alat komunikasi, meubel, furniture.

e)      Keterkaitan pekerjaan pelayanan terhadap administrasi tinggi.

f)       Adanya asas kebersamaan yang cukup tinggi dan memudahkan bottom up decision making.

2)      Private office area

Misalnya ruang rapat atau ruang konferensi, ruang tamu, ruang pelahan.

3)      Service area

Biasanya merupakan tempat yang kotor atau berisik. Misalnya : ruang dapur, café, ruang foto kopi, ruang percetakan, dan toilet.

4)      Storage area

Storage area digunakan untuk menyimpan barang. Misalnya : ruang penyimpanan bahan mentah, barang setangah jadi, dan barang jadi serta ruang arsip.

F.     Lingkungan (Fisik) Kantor

Dasar-dasar Penentuan Tempat sebuah kantor antara lain :

1.      Cahaya/penerangan

Penerangan kantor yang optimal berguna untuk :

a.       Meningkatkan produktivitas kerja

b.      Meningkatkan mutu kerja

c.       Mengurangi terjadinya kesalahan

d.      Mengurangi ketegangan/kerusakan mata

e.       Mengurangi rasa lelah

f.       Meningkatkan semangat kerja pegawai

g.      Memberikan citra yang baik bagi perusahaan

2.      Warna

Warna	Jarak	Temperatur	Efek Psikis
1.      Putih	Netral	Dingin	Ketenangan
2.      Biru	Jauh	Dingin/sejuk	Keleluasaan, ketenteraman
3.      Hijau	Jauh	Sangat dingin/netral	Menyenangkan
4.      Merah	Dekat	Panas	Merangsang kegembiraan dan kegiatan kerja, tetapi bisa juga mengganggu.
5.      Oranye	Sangat dekat	Sangat hangat	Merangsang
6.      Kuning	Dekat	Hangat	Merangsang riang gembira, melenyapkan perasaan tertekan.
7.      Coklat	Sangat dekat	Netral	Merangsang
8.      Ungu	Sangat dekat	Dingin	Agresif
9.      Hitam	Sangat dekat	Panas (menyerap cahaya besar)	Agresif, menangkutkan, mengganggu, menolak.

3.      Udara

Udara dalam hal ini ditinjau dari :

a.       Suhu/temperatur

b.      Kelembaban

c.       Sirkulasi/ventilasi

d.      Kebersihan

Dengan terpenuhinya kualitas dan kuantitas udaara yang baik maka akan memberikan keuntungan yang banyak bagi kantor, antara lain :

a.       Meningkatkan produktivitas kerja

b.      Meningkatkan mutu kerja kantor

c.       Menjaga kesehatan pegawai

d.      Meningkatkan semangat kerja

e.       Menimbulkan kesan yang menyenangkan bagi para tamu

4.      Bunyi/suara

Menurut Moekjizat (1995:144), pengaruh suara yang gaduh adalah :

a.       Gangguan mental dan saraf pegawai.

b.      Kesulitan mengadakan keonsentrasi, mengurangi hasil, kesalahan, kesalahan lebih banyak, kesulitan menggunakan telepon dan ketidak hadiran yang lebih banyak.

c.       Kelelahan yang bertambah dan semangat kerja pegawai yang berkurang.

Adapun cara-cara yang dilakukan untuk mengurangi kebisingan tersebut, antara lain :

a.       Membuat teknik konstruksi bangunan yang efektif

b.      Menggunakan peralatan kantor yang tidak menimbulkan suara bising

c.       Menggunakan material penyerap suara yang diletakkan pada dinding, jendela atau lantai yang menyerap dan mengisolasi suara

d.      Menjauhkan peralatan yang menimbulkan suara bising

G.    STANDAR TATA RUANG KANTOR

Menurut Quibel (2001:59), standar ruangan kantor seperti di bawah ini :

Minimum Space Guideliness

Individual rooms	Space requirements
Top-level executives Middle level executives Supervisors Office employees Modular workstation Conference room Reception room Main corridor Secondary corridor Cross aisles (every 25-30 feet/ kurang lebih 7-9m)	425 square feet (± 39 m2) 350 square feet (± 32 m2) 200 square feet (± 18 m2) 75-100 square feet (± 7 m2) 100 square feet (± 9 m2) 25 square feet (± 2 m2 per orang) 35 square feet (± 3 m2 per orang) 6-8 feet wide (± 2 m lebarnya) 4-5 square feet (± 1,5 m lebarnya) 3-4 square feet (±1 m lebarnya)

H.    Penataan Ulang Terhadap Ruang Kantor

Penataan ulang perlu dilakukan setiap kantor karena timbulnya berbagai masalah atau perubahan. Masalah atau perubahan tersebut diantaranya :

1.      Lay out yang sudah ada menimbulkan hambatan bagi pegawai dalam melakukan pekerjaan.

2.      Adanya keluhan dari pegawai yang disebabkan kondisi lingkungan fisik tempat kerja.

3.      Mulai menurunnya citra perusahaan di mata pelanggan atau tamu perusahaan.

4.      Organisasi yang semakin berkembang membuat struktur organisasi lebih kompleks sehingga job description yang semakin banyak membutuhkan lebih banyak pegawai baru untuk mendudukinya.

5.      Tata ruang yang sudah ada perlu disegarkan kembali sehingga tidak kotor dan monoton/menimbulkan kebosanan.